员工档案管理规范

一、目的

为加强员工档案的管理，维护员工档案材料的完整性和准确性，便于高效、有序利用档案材料，特制定本规定。

二、员工档案的内容

员工档案分为在职员工档案和离职员工档案，档案须包括以下内容：

1、员工入职过程中的所有记录材料，包括简历、面试评估表、背景调查表等；

2、劳动合同及劳动合同签收单，劳动合同续签记录；

3、入职所提交的各种资料，包括入职登记表、身份证信息、户口信息、学历信息、其他职业资格证书、工资卡复印件、离职证明、体检证明；

4、员工在岗期间发生的异动记录材料，包括转正、晋升、降职、调薪等异动材料；

5、员工奖惩记录；

6、参加各种培训的培训记录；

7、员工绩效考核相关的档案材料；

8、 认。

离职员工的档案中须包含员工离职过程中的所有记录材料，且须离职员工签字确

三、员工档案管理职责

员工档案管理由总部人力资源管理中心统一负责，总部和各分支机构须指定专人负责员工档案管理。

1、总部人力资源管理中心职责：

（1）制定公司档案管理制度，并督促各分支机构按制度要求开展档案管理工作；

（2）不定期抽查总部及各分支机构档案管理的制度执行情况；

（3）负责总部员工档案的建立、维护、存放和借阅管理，总部人力资源管理中心的档案管理范围：总部员工档案、各分支机构助理总经理级及以上员工档案。

2、分支机构的档案管理职责

（1） 执行总部下发的档案管理规定，管理范围：分支机构助理总经理级以下员工档案的建立、维护、存放和借阅管理。

3、 档案管理人员的工作职责：

（1）负责员工档案的建立、备案、维护和借阅管理；

（2）负责员工档案的存放管理，员工档案应用专用档案柜存放，确保档案存放安全、保密并方便查找；档案柜钥匙由专人保管，保管人请假或离岗2小时以上，需办理钥匙移交手续，以免影响档案查阅和使用。

四、员工档案管理要求

1、 完整性

（1） 新入职员工的档案内容应具备：离职证明、聘用函、职位申请表、面试评估表、入职登记表、个人简历、身份证复印件、学历证书复印件、一寸照片4张、体检证明、劳动合同、劳动合同签收单、员工手册协议、户口簿复印件（两页：本人页；户主页）、工资卡复印件、离职证明、岗位说明书；

（2） 员工在岗期间的异动、奖惩记录材料应具备：晋升评价表、异动通知书、续签劳动合同意向通知书、员工试用期转正面谈记录、转正申请、员工奖惩发文复印件。除奖惩发文复印件以外，其他的表单应当存为电子版备查；

（3） 各种培训记录应具备：培训协议等；

（4） 员工离职过程的记录应具备：辞职申请表、离职交接单、离职协议等，且必须有员

工本人签字确认。

2、 及时性

（1） 员工入职过程的所有记录材料：

一类资料，包括身份证复印件、学历证书复印件、离职证明、体检证明、工资卡复印件，须在入职当日收集齐全，否则不予办理离职手续；

二类资料，除一类资料之外的其他入职资料为二级资料，须在员工入职7天之内收集齐全。

（2） 员工在岗期间的异动记录材料：在审批完成当日归档；

（3） 员工奖惩记录、各种培训记录：在记录产生当日归档；

（4） 员工离职过程的所有记录材料：在员工离职手续办理完毕当日内收集齐全，并归档。

3、有效性

档案管理人员负责员工档案材料鉴别和核查，鉴别档案材料的真实性和有效性，核查归档的复印件与原件相符，确保归档的档案材料真实、有效。

4、保密性和使用方便

员工档案管理部门要对档案涉及的材料信息保密，档案的借阅参见第五条档案借阅流程。员工档案管理部门要建立档案管理台账，确保及时、准确查找。

5、档案交接要求

（1）员工跨组织单元调动、跨单位调动、异地调遣等，须同时将员工档案转移到调入单位；

（2）员工档案转移须档案管理员对档案管理员交接，不能由被调遣员工本人代交；

（3）员工档案交接须填写《档案交接单》，转出单位和转入单位的档案管理员均须对档案转移签字确认，如档案为快递转交，需将快递单留档备查。

5、其他要求

（1）员工档案首页须附《员工档案资料明细表》，标明员工姓名、部门和入职日期；

（2）档案管理人员要建立《档案管理台账》，明确存放位置，以便查询；

五、员工档案管理流程

1、入职员工的建档流程：新员工入职开始建立档案，由办理入职人员引导新员工填写、

递交相关材料，入职手续办理完毕当日入职资料交给档案管理人员建档，资料装订、建立《员工档案资料明细表》；

2、档案装袋并粘贴姓名及员工编号标签，在档案柜的存放应当按照员工编号从小到大的顺序存放，同时，档案应当建立电子台账，按照员工编号从小到大的顺序排序，以便检索；

3、入职过程缺少的材料由员工本人在入职后5个工作日内补充提供，凡无法提供的资料，要由员工本人提供书面材料，说明无法提供的理由。

4、员工档案由档案管理人员进行补充、更新和归档，档案管理人员在《员工档案资料明细表》进行更新、签字确认。

六、借阅流程

通常情况下借阅者只能查阅其下属员工档案，不可越级、跨部门/分支机构查阅。借阅流程如下：

1、借阅人需在《档案借阅登记表》上登记，确因特殊情况需要跨部门/分支机构借阅员工档案，需经人事管理部负责人/分支机构人事行政负责人批准。总监级以上员工档案的借阅需经人力资源管理中心总监审核；

2、借阅人在指定的地点现场翻阅，不得带离现场，翻阅完后，当场归还；借阅人翻阅档案时必须妥善保管，不得私自复制、调换、抽出、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失；

3、 档案归还后，档案管理人员认真检查档案是否齐全和完好，发现问题及时追查；

4、 档案归位、并在《档案借阅登记表》中标识“已归还”字样；

5、 借阅人应对阅知的内容保密，以确保员工个人信息的安全。

七、档案销毁流程

1、离职员工档案需保存三年备查，档案管理人员是实施销毁的责任人，档案管理人员的直接上级为监销人，监督档案销毁的全过程。

2、 档案管理人员销毁档案，须经人力资源管理中心总监批准；

3、 档案销毁之后，档案管理人员维护《档案销毁台账》

八、其他

1、本规范由总部人力资源管理中心负责解释修订。

2、本规范适用于ASD分销及下属分支机构，ASD股份集团总部员工参照执行。

2、本规定自发文之日起生效。