档案管理考试重点

档案是各类单位或个人在社会活动中直接形成的供保存备查的各种形式的原始记录。 档案的本质特征-----原始记录性

档案和文书的关系：文书是档案的源头，档案是文书的归宿

档案和资料的关系：从逻辑上讲，两个概念的外延大面积重合，且资料的外延一般说来要大于档案。

档案与信息的关系：档案是信息的一种存在形式，是最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源

档案的源流：出于记事的需要、文字的产生与应用。我国现存最古老的档案，是甲骨档案 埃及的石刻档案。

档案的分类：中华人民共和国成立后的档案、历史档案、旧政权档案（建、革、旧） 文书档案、科技档案与专门档案：文书档案，主要是由各类单位在管理活动中形成和保存的各种书面文件，如命令、请示、通告、计划、总结、合同、市场调查和预测报告、营销策划方案、客户记录等等科技档案，主要是指由企业或科研单位在生产和科研活动中形成和保存的科技文件材料，例如图纸、设计任务书、科研报告等等。科技档案的内容与文书档案明显不同，它不是人类自我管理活动的记录，而是人类面对自然进行科学研究、进行物质生产活动的记录。专门档案是人们通过创造性劳动选择并保存下来以备查考的各种专门文件组成的有机体系的总称。专门文件是指机关、企业、事业单位及其他社会组织在从事某些专业性活动中，为了实现相关的职能目标而制作和使用的，具有比较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的数据、信息记录，如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。

档案的作用：凭证、参考、文化、教育。档案发挥作用规律：1、从形成单位向社会扩展 对于形成单位的作用→第一价值，对于社会的作用→第二价值；2、档案作用方向的多元化趋势

档案管理工作的内容和性质：性质：信息管理工作；内容：收集→整理→鉴定→保管→检索→编研→提供利用→统计；期限：一般档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下。 档案的流转：组织各部门→档案室→档案馆

我国各级档案馆接收档案的期限是：省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，逾期可向有关的档案馆移交。 档案馆的设置和类型：（1）综合性（2）专门性（专业性）（3）部门档案馆（4）企业档案馆，5）事业单位档案馆。（6）新兴机构：“

档案管理最根本的准则-----《档案法》1987年通过，1996修正

文件归档：是指各单位办理完毕的具有保存价值的文件，书部门或承办部门整理后，定期向档案室或档案人员移交的过程。

文件和档案的关系：办理完毕、具备查考利用价值、经过归档的文件才能转化为档案。 文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的因素，档案是文件的组合。

全宗：是一个具有性的单位或个人在其社会活动中所形成的全部档案的总称。是一个表示档案的计量单位。凡是具有性的单位或个人的全部档案就叫做一个全宗。

立档单位的性：－－工作上，可以地行使职权，并能以自己的名义对外行文；

－－财务上，是一个会计单位或经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划；－－人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员； 区分全宗：（一）立档单位发生根本性变化与全宗的划分：立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为的全宗予以保存。如果单位撤销后，其部分职能由其他立档单位接续，撤销之前形成的档案仍作为的全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案，作为接续该职能的立档单位全宗的一个组成部分。由几个立档单位合并组成新的立档单位，合并前的档案分别构成全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗。如果以其中的一个立档单位为中心，兼并若干其他立档单位，那么，中心立档单位兼并前后的档案则应作为同一个全宗，其他立档单位被兼并前的档案分别构成全宗。立档单位的某个内部机构或职能出来而形成新的立档单位时，其之前的档案作为其原所在单位全宗的一部分，后形成的档案构成新的全宗。原来是的立档单位，后来并入其他立档单位成为所并入单位的内部机构的，其并入前所形成的档案构成全宗，并入后形成的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。某单位的某内部机构或职能直接并入其他立档单位时，该内部机构或职能并入前的档案是原所在立档单位全宗的一部分，并入后的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。合署办公的立档单位，如教育局与教委，档案局与档案馆，纪委与监察处，其档案如果能区分开，一般应分别构成全宗；如果档案确实难以区分，可以按照全宗的补充形式处理，组建联合全宗。（二）立档单位非根本性变化与全宗的划分：立档单位非根本性变化是指立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩大或缩小、工作地点的迁移等，这些变化均未引起立档单位实体性的改变，因此不会导致全宗的变化。（三）临时机构和派出机构档案的全宗归属：如果临时机构存在时间较短，职能性质不重要，档案数量不多，则可以不构成全宗而作为其上级主管单位全宗的一部分；如果临时机构存在时间较长，职责较重要，档案数量较多，其档案则可以构成全宗。派出机构不具有社会性，所以其档案不能构成全宗，一般作为其所属立档单位全宗的一部分，实施统一管理或单独管理。

全宗的补充形式：一）联合全宗，联合全宗是两个或两个以上的全宗的联合体。必须组成联合全宗的情况有两种：1、两个或两个以上的立档单位在存在时间上前后相继、交替，在人员、职能和内部机构等方面相互交叉，文件处理界限不清，使档案混淆在一起无法区分。 2、两个或两个以上同时存在的立档单位，职能相近，关系密切，且合署办公，文件混合处理，致使档案无法区分。（二）全宗汇集，全宗汇集是指将若干性质相近的、且档案数量极少的全宗人为汇集起来。（三）档案汇集，档案汇集是指将若干全宗所属不明或所属全宗已经不复存在的档案按照内容、性质上的联系或共同点汇集起来，四、全宗群，全宗群是由若干具有一定联系的全宗构成的群体。在档案管理中，全宗群是一个在宏观上组织全宗的思想方法，而不是档案实体管理管理分类的层次和实体性的保管单位

文书档案整理工作的改革：传统的文书档案整理：传统是卷、现代是件， 归档文件整理：是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

整理方法的不同：1、以“件”取代“卷”----标准更加客观----归类更加准确----有利于现代化 2、以“案盒”取代“案卷”-----工作量大大减少-----统一文书档案工作-----方便查找与借阅-----方便复制与保密

便于保管和利用----归档文件最基本的整理原则----检验归档文件整理方法实用性的唯一标准

件的确定 ：本办法以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、

介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。

• 一般规则：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后，转

发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。

选择分类层次（分类法）→制定分类方案→文件的归类 一、选择分类层次

－－按年度＊－－按保管期限＊（永久、30年、10年）－－按机构分类：机关

二、制定分类方案－－七种分类法: 年度—机构—保管期限、年度---问题---保管期限、保管期限 ---年度—机构、保管期限----年度---问题、问题----年度----保管期限、保管期限----年度、年度----保管期限

文件的归类：按年度分类：１、一般文件归入文件签发年度（即落款日期）２、跨年度办结的文件归入办结年度３、几份文件作为“一件”时，归入排在最前面文件的签发年度。按机构归类（１）归类的依据是看哪个机构对文件进行了实质性的办理工作，而不能仅看发文名义或处理名义。还有一个辅助标准就是，看文件内容是否属于该机构的职责范围。（２）由立档单位领导人或中心机构负责起草办理的全局性、综合性文件，应归入中心机构，即（室）类。（3）由某一个或几个内部机构负责起草、办理的全局性、综合性文件，一般应归入中心机构类别，也可归入起草或办理的机构类别之中。 排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构(问题)的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件1、事由的含义。 ：是指一件具体的事，一个具体的问题，一段紧密的工作过程，不是指一类相同性质的事或某一方面的工作内容。 档号：是档案室（馆）在整理和管理档案的过程中赋予档案实体的一组位置号或存址号。“号”并不是一个简单的数字，而是包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、页数等要素在内的一组数字和字符的集合。

归档章：归档号填写在归档章内，归档章设置见图Al其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、总页数、，选择项为机构(问题)等。归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应耐久。

价值鉴定：是指档案室（馆）按照一定的原则、标准和方法，分析和评价档案的价值，确定其保管期限，剔除丧失保存价值的档案予以销毁的活动。 鉴定档案价值必须采用直接鉴定法：（一）给予弹性保管期限，留有可调余地 （二）不要绝对划分比例，坚持宽严适度 －－保存从宽，销毁从严

－－孤本从宽，副本从严

－－本单位文件从宽，外单位文件从严 －－介于两可之间的，“就高不就低”

－－以卷为单位时，以短从长，尽量不拆卷 －－以件为单位时，事由关系文件，从长保管

鉴定档案标准：１、 档案的来源标准，档案的来源是指档案的形成者。（１）分析本单位文件与外单位文件的关系。－－“以我为主”（２）分析本单位制成的文件的作者的职能。（３）分析档案馆接收对象的地位与作用。２、档案的内容标准－－“内容为王”，是决定档案价值最重要、最本质的因素。－－档案内容的重要性－－档案内容的独特性－－档案内容的时效性３、档案的形式标准，－－文种与档案的价值，权威性、指导性、规定性，价值较高 ，一般事务，价值较低。－－形成时间与档案的价值，一般说来，档案产生的时间距离今天越遥远，留存下来的越稀少，其价值就越珍贵，就越值得保存和保护。稿本与档案的价值 ：定稿有价值、正文有价值、草稿草案没有实用性价值小。-----外观类型与档案的价值 ４、相关档案的保管状况标准－－完整程度与档案的价值－－内容的可替代性与档案的价值 鉴定档案价值的原则：（一）坚持从国家和人民的整体利益出发的原则→指导思想、基本准则（二）坚持全面保存的原则（三）坚持尊重历史的原则（四）坚持价值发展的原则（五）坚持提高效益的原则

“八防”：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗

全宗卷：从定义上来说，它是指在全宗管理过程中用来说明该全宗历史情况的专卷。全宗卷有个别称“关于档案的档案”，

档案检索工具：存储信息、“导航系统”、“开门钥匙” 检索工具体系：检索目的:为了什么问题来查询档案。 检索对象 :需要查检的是什么档案材料。

利用者掌握的相关线索:已确切知晓、未全面掌握、了解甚少、完全未掌握 多样性、互补性、实用性 索引与目录的联系？

索引与目录没有严格的界限，一般说来，目录是对档案内容和形式特征进行全面、系统的著录，项目比较完整；索引则是对档案中的某一部分特征进行著录，如文件中涉及的人名地名等，著录项目比较简单，只有名称（人名、地名、文号）及出处（档号）两个项目。 常用检索工具：目录、索引、指南

检索效率：衡量检索系统性能及每一个检索过程质量的最基本的指标。 档案条目、著录项目的关系：著录：在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。每一个著录项目都揭示了档案内容或形式方面的一个特征，档案条目是对单份文件或案卷的内容和形式特征所做的一条记录 标引、注入关系：形成分类号、主题词。 标引语言（又称检索语言）：是根据检索的需要而编制的一种专门语言，与自然语言不同，是一种人工语言。

档案编研？内容：档案室（馆）以馆藏档案为基础，根据利用需求对档案信息进行研究和加工，编辑各种类型的档案出版物的活动。 实质：原始性、相对分散性 主要形式

-------档案文献编纂→一次文献 -------档案文摘汇编→二次文献 -------档案参考资料→三次文献

提供利用的方式 1、档案阅览服务

不能在档案上面做任何记号，不得涂改、污损、剪裁档案；不得在阅览室内吃食物、喝水，防止污染档案或引起霉变；不允许将档案带出阅览室2、外借档案：对档案一次外借的数量要适当予以控制，期限不宜过长；借阅单位要注意保密和妥善保护档案，严禁将档案转借和私自摘录、复制、翻印，更不能遗失、拆散、调换、抽取和污损档案材料3、档案展览4、制作档案复制本5、制发档案证明6、档案咨询

制发档案证明

（1）制发手续------用户申请（写明获取档案证明的目的，要求证明的事项，以及事项发生的时间，地点等基本信息） （2）制发依据------档案原件 依据正本或可靠的抄本编写；没有正本或抄本的情况下，才可根据草案、草稿编写，注明“未经签署”“记录草稿”等

所有的档案证明都要注明材料出处和根据。 （3）制发方法-----引述原文

不是直接对事实下结论，而是证明某种事实在档案中有无记载及如何记载。 不能对档案材料进行解释说明。 （4）制发标志-----加盖印章

电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件 归档电子文件的移交、接收与保管 －－－迁移

管理原则-----真实性、完整性、有效性 －－背景信息 －－元数据

练习题 一、填空

１、为什么要进行档案价值的鉴定，归根结底是由档案价值的---时效性----决定的。

２、档案鉴定工作的指导思想和基本准则是----从国家和人民的利益出发-----------------------。 ３、档案的属性标准包括----形成者-----、--内容--------、---外观--------、----形式-----。 档案的社会利用标准包括—利用方向------、---利用面------。 ４、所谓档案的来源，就是指档案的—形成者---------。 ５、鉴定档案的基本方法是----直接鉴定------。

６、所谓档案保管期限表，就是指用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的----指导-----、-----标准----文件。

二、单项选择

1、档案鉴定工作指的是( )的鉴定工作。 A档案价值 B保管期限 C档案内容 D档案时间.

2、分析和判定档案价值，应以反映单位（ ）为出发点。 A．基本职能活动 B．经济效益 C．特殊工作情况 D．社会影响 3、《文书档案保管期限表》作为通用档案保管期限表，是由国家档案局（ ）年发布的。 A 1988年 B 1992年 C 1982年 D1987年

4、档案的（ ）是决定档案价值最重要、最本质的因素 A来源 B完整程度 C形成时间 D内容 5、《中国传媒大学南广学院文书档案保管期限表》属于（ E ），《文件材料保管期限表》属于（ C ），《江苏省事业单位文件材料保管期限标准》属于（ D ）。 A 通用保管期限表

B 专门档案保管期限表

C 同系统机关档案保管期限表 D 同类型机关档案保管期限表 E 机关档案保管期限表

6、分析档案价值要看文件的责任者，一般来说，本单位形成的文件的保存价值要（ ）外单位文件。

A小于 B大于 C等同于 D不可比

四、不定项选择

1、通过分析档案内容来鉴别档案价值时，应着重分析档案内容的（ ）。 A．普遍性 B．重要性 C．独特性 D．时效性

2、关于档案价值的鉴定，以下正确的叙述是（ ）

A一般来说，档案产生的时间距离今天越远，档案的价值越小；

B对于一个单位来说，业务职能机构与后勤机构是相辅相成的，所以它们形成的档案价值也大致相同；

C一般来说，反映正常事务活动的文件比反映方针的文件更务实，所以价值更大；

Ｄ一般来说，命令、指示、决议等文种的价值比通知、函件、简报等文种的价值要高一些。 3、在鉴定档案时，对一些文件是否存留我们往往存有疑义，这时我们应该遵循以下一些基本原则（ ）

A保存从严，销毁从宽 B孤本从宽，副本从严

C本单位文件从宽，外单位文件从严 D“就低不就高”

文书档案的整理工作，大致可以分成哪几个步骤或环节？具体是什么？ 九个 件的确定（确定件）→文件的修整→装订→分类→排列→编制归档号→编目→装盒→（排架）

（８）将若干全宗所属不明或所属全宗已经不复存在的档案汇集起来，共同形成全宗汇集。 （× ）

（９）采用三级分类法时，在一个档案盒内，出现的文件只能是同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）的文件。 （√）

（１０）一个事由只能形成一份文件。 （ × ）

3、按照《归档文件整理规则》，归档文件可以按年度、保管期限、（ ）进行分类。其中必选项为（ ）和（ ）。机构分类、年度、保管期限 4、传统的文书档案整理思路是实行案卷级整理，而新的《归档文件整理规则》则是实行（ ）级整理，因此也更加简单，便于操作。文件 5、（ ）是在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)、页数等编号项目归档章 6、如何判定一个单位是立档单位，它所形成的所有档案称为一个全宗？ 8、采用组织机构分类法时

（1）归类时主要是看文件是由哪个机构发出的就可以了。 （ × ）

★主要是看哪个机构对文件进行了实质性的办理工作，而不能仅看发文名义或处理名义。 （2） × ×广告公司客户部起草了一份关于客户答谢会的邀请函，以公司的名义发出，那么，该份函件应归入（ ）当中。 客户部

（3）由立档单位领导人或中心机构负责起草办理的全局性、综合性文件，应归入（ ），即（ ）类。

中心机构 办公室（厅） 9、文件排列时，应该注意

（1）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按（ ）结合（ ）排列。 事由 时间

（2）事由是指（ ），或（ ），或（ ）。

一件具体的事 一个具体的问题 一段较紧密的工作过程 （3）调资、任免、奖惩等项工作可统称为“人事工作”，因此人事工作就是一个事由。 （ × ）

★事由的确定宜从小从简，“统计”“财务”“党务”等都不能称为一个事由。

10、小王最近有个工作调动，因牵涉到编制的转化，问题比较复杂，他需要查阅自己的工资

档案，因此来到××市人事局档案室。

该局的全宗号为20，在档案管理人员的帮助下，小王从2005年该局劳资科形成的长期保存的文件档案盒中，找到了第３0份文件。这份文件总共１０页，包括两个部分： 一部分是以本局名义，于2005年5月24日出台的“×人事发〔2005〕46号文件”，即《 关于转发省人事发〔 2005〕２３号文件的通知》，共２页。

一部分是省人事厅于200５年３月１２日出台的“省人事发〔 2005〕２３号文件”，即《关于２００２年度事业编制转行政编制的机关事业单位人员工资调整的说明》，共８页 。 这正是自己想要的东西，找到目标文件，小王欣喜若狂，但高兴之余，却意外的发现：整份文件中，恰恰是自己需要查询的第8页缺了半页，查询工作因此出现困难。 请问：（１）小王在哪可以看到该份文件的归档章？归档章是什么样子的？ （２）在上题中，该份文件在归档文件目录中应该如何体现？ 答：（１）归档章应该是盖在“×人事发〔2005〕46号文件”首页上端中间的空白处。 （２）

－－件号项。由题干得知为“３０”。

－－责任者、文号、日期项。由题干“以本局名义，于2005年5月24日出台的‘×人事发〔2005〕46号文件’”。则责任者应为“××市人事局”，注意是全称，而不能写“本局”“本部”“本公司”等字样。

文号照录： ×人事发〔2005〕46号。

日期：几份文件合并为一份文件时，判定该”件““的日期，应以装订在最前面的文件日期为准。即２００５０５２４，而不是200５０３１２。

－－题名项。从实用的角度出发，为防止漏检，标题要体现出被转发文的主要内容。便于检索。应为：关于转发省人事发〔 2005〕２３号文件［关于２００２年度事业编制转行政编制的机关事业单位人员工资调整的说明］的通知 －－页数项：１０。

－－备注：注意是整份文件的第８页缺损。可注为：第８页缺半页。

【小小练习】

1、档案是各类单位或个人在社会活动中直接形成的（ ）的各种形式的（ ）。 保存备查、原始记录 ２、（ ）是档案的本质属性。原始记录性

３、在档案管理的实践中，档案工作者将档案划分为文书档案、（ ）和专门档案。人事档案属于其中的（ ）。科技档案、专门档案

４、档案的基本作用包括（ ）和参考价值。凭证作用 ５、档案对于形成单位的作用称为（ ）；对于社会的作用被称为（ ）。 第一作用、第二作用