电子公文管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步实现电子公文管理的规范化、制度化和科学化，根据《集团公司电子公文管理办法》文件的有关规定，结合公司实际，制定本办法。
第二条 本办法所称电子公文是指公司制发的非密级正式公文形成的电子数据、信息类情况报告、简报等形成的电子数据，通过公司网络办公系统传输处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条 电子公文传输是指电子公文的生成、发送、接收过程。 第四条 公司机关各部门和各项目（指挥）部要将电子公文的传输处理、整理归档、保管使用等工作纳入专（兼）职管理人员的岗位职责，从制度和管理上确保电子公文完整、真实、有效和安全。
第五条 公司办公室负责对公司电子公文传输工作进行指导和检查。
第六条 电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法定效力。 第七条 电子公文的处理应当符合《公司公文处理办法》的有关
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规定。
第二章 电子公文的传输
第 电子公文的种类与纸质公文种类及行文规则相同。电子公文的格式与纸质公文的格式除无印章外，亦应基本相同。下载公文时，字体大小、每页行数、每行字数按照公文的排版要求执行，公文要素不能缺项。电子公文印章以加密技术的应用规范待技术完善后，另行制定。
第九条 公司网络办公系统行文种类分为行政文件、文件、纪委文件、工会文件和团委文件。通过办公系统或电子邮件传输的正式电子公文，不得同时使用纸质文件下发，以免造成不必要的麻烦。
第十条 接收电子公文时应当对公文的传输单位、公文的完整性和体例格式进行审核，确认无误后方可接收下载，对紧急公文应及时签收办理。对不能正常接收的电子公文，接收单位应及时与传输单位联系解决。
第十一条 公司机关各部门、各项目（指挥）部应设专人掌握电子公文的收发、分办、传输、存贮、立卷和删除等专门知识和操作技能，做好电子公文的日常处理工作。其他工作人员亦应熟练掌握办公系统网络各项功能及文字编辑技能。
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第三章 安全保密
第十二条 密级公文不得以电子公文的形式传输。
第十三条 电子公文传输系统的用户密码口令应由使用部门定期更换。
第十四条 传输电子公文的计算机系统要配备必要的病毒软件，经过公司网络办公系统传输的公文要严防受到病毒的感染。
第四章 电子收文、发文办理
第十五条 收文办理
1、公司机关各部门、各项目（指挥）部要指定专人负责，每天至少上午上班后1小时和下午下班前1小时两次开机联网查阅电子公文。电子公文下载后，按收文时间进行收文登记处理，同时，将其保存至相应文件夹或软盘中以备查阅。
2、各项目（指挥）部收到需要办理的电子公文后，由负责处理电子公文的专（兼）职人员下载并打印A4大小的纸质文件，填写《公司收文处理笺》，及时送项目经理阅批。其他人员未经项目负责人批准不得随意下载、复制电子公文。
3、公司机关各部门、各项目（指挥）部应建立收文登记本，收到电子公文后及时进行登记。
4、公司机关各部门所收的电子公文原则上不再打印纸质文件，各部门负责收发文件的人员应在本部门计算机上建立电子公文
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专用文件夹 ，对所收的电子公文进行保存，以备查阅。 5、新成立项目(指挥)部，如因施工生产需要，可填写《补发文件申请表》（见附件2），申请补发成立之前的文件。文件申请应由项目（指挥）部总工列出所需文件清单，经项目（指挥）部经理审核后报公司办公室，办公室根据清单补发文件。 6、其它收文办理程序同纸质公文。 第十六条 发文件办理
1、发文办理程序与纸质公文基本相同，只是发送方式不同。文件成型后，将电子公文通过微机上网传输收文单位，并拷贝留存，同时印制少量纸质文件存档。凡容量大于500千字节的电子公文应进行压缩或分批通过电子函件传输。
2、电子公司的网面发布功能（包括登记新信息、修改、删除等）权限只限公司机关各部门负责传输公文的人员所有，其他人员无权在网上传输、修改、删除公文，保证电子公文的准确性、有效性和安全性。
3、受控文件的传输，由文件编制部门提出受控意见后，负责传输公文的部门在文件首页右上角加注“受控”二字做为标识。 4、公司机关各部门传输电子公文后，原则上不再发纸质公文。特殊情况不便用电子公文的仍采用纸质公文发送。 本办法由公司办公室负责解释。
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附件1：
电子公文
签发： 核稿： 拟稿人： 电话：
主送单位：
抄送单位：
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(此页无正文)
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顺号 — 5 —
文件号 文件标题 备注
附件2：
单位：
审核（项目经理）：
补发文件申请表
填表人（项目总工）：
年 月 日 — 6 —
