公司安（环）文件和档案管理制度
1.目的
为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2.适用范围
本制度规定了公司安全生产文件制定、审批、发放及管理要求，适用于公司安全、环保文件与数据的控制管理。 3.管理内容
3.1公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动等与安全、环保工作相关的，并能直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3.2公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
4.文件材料的收集管理
4.1公司指定专人负责文件材料的管理。
4.2文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交由公司企管部档案室保存、归档。
4.3一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交企管部备案。
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4.4文件材料涉及到日常安全管理所需的可同时在安全归口单位（安环部）备份。 5.归档范围
5.1涉及安全、环保工作重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
5.2涉及到本公司安全、环保对外的正式发文与有关单位来往的文书。 5.3涉及本公司安全、环保工作的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
5.4本公司与有关单位签订的合同、安（环）协议书等文件材料。 5.5本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
5.6本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
5.7本公司的安全生产文件、安全生产会议记录、隐患管理信息、培训记录、资格资质证书、检查和整改记录、职业健康管理记录、安全活动记录、法定检测记录、关键设备设施档案、相关方信息、应急演习信息、事故管理记录、标准化系统评价报告、维护和校验记录、技术图纸等。 6.归档要求
6.1档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
6.2归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 6.3在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、
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请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
6.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷；
6.5档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6.6案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 6.7文件保存周期根据、环保管理要求及公司文件和档案管理要求明确保管时限，并严格保存。 7.档案管理人员职责
7.1按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 7.2按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
7.3工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 8.档案的利用
8.1公司安全、环保档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门领导签字批准，受控文档的借阅要由企管部主管领导签字批准。
8.2安全、环保档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报
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档案管理部门领导处理。
8.3必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
8.4不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。 8.5必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
8.6不准转借，必须专人专用。
8.7用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
9.本制度从下发之日起开始执行。
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