文书档案整理细则
一、归档文件材料的收集
收集范围包括收文、发文和本单位开展活动产生的应归档的文件材料。
收文：上级来文或上级业务单位来文、所属下级单位来文和同级单位来文或函。
发文：本单位产生的有保存价值的文件材料。
上级来文：与本单位工作有关的主要业务文件，带有、法规、标准性和指导性的文件。
下级来文：开展业务产生的文件、计划、总结等，要求承办的事项产生的文件材料。
其它材料：本单位开展业务活动产生的有保存价值的材料。包括介绍信存根、党团介绍信、行政介绍信、工资调资表等。
二、分类和划定保管期限
按年度+保管期限分类。一般应按文件签发时间为准或文件落款日期为准，跨年度形成的文件归入办结年度，几个文件装订在一起时，依排列在前面的文件日期为准。划定保管期限按文书档案保管期限表进行划定。
三、整理
以“件”为单位对归档文件进行整理。一般以每份文件为一件，正本与定稿为一件（定
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稿过厚的，也可单独为一件）；正文与附件为一件（附件数量较多或者太厚不易装订的为一件，也可各为一件）；原件与复印件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等可按其本来的装订方式，一册（本）为一件；来文与复文（指联系密切的来往性质的文件材料，如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）可作为一件；一个年度的同一类会议记录以一本为一件；一个年度的同一类介绍信存根以一本为一件。
归档文件要求齐全完整。破损的文件应预修整，字迹模糊或易褪变的文件应预复制；超大纸张应按照标准折叠；文件修整应使用符合档案保护要求的材料并最大限度保护文件的原貌。
四、粘贴装订
归档文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；有文件处理单的，可放在文件之前作为首页。10页以下粘贴，10页以上装订，已装订成册的刊物和书籍不能再拆钉重装，保持原样。粘贴装订位置在文件的左则，左边和下边对齐。装订时，中孔取上下页边的中心，其它两孔距中孔8公分，三孔距左边1—1.5公分。装订厚度不超过1公分。
五、排序
在同一保管期限内，同一事由的文件材料尽可能排在一起。依据文件形成的时间先后顺序或文件的重要程度，按照省、市、区、局的顺序，同一级别的文件，按照先党口再政口的顺序排列。
六、编页号
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单面打印（书写）的文件在右下角，双面打印的文件，正面在右下角，反面在左下角。文件已打印页号不编号，装订成册的保持原样。
七、盖归档章并填写内容
全宗号 年度 件号
机构（问题） 保管期限 空
要求：盖归档章的位置在归档文件首页上端居中或右上角。首页无盖章位置或重要文件须保持原貌，可以在首页前另附纸加盖公章。归档章的位置一个单位应基本统一，填写归档章内容用碳素墨水或蓝墨水，也可使用打号机打号。
八、打印目录
归档文件应逐件编目，目录统一用A4纸打印。来文与复文为一件时，只对复文进行编目；介绍信存根等文件编目时，应将所涉及人员姓名逐一标注（人名目录）；会议记录在编目时不再编制议题索引。
目录项目：
1全宗号：单位全宗名称代号；
2件号：室编归档文件顺序号；
2责任者：制发文件的组织或个人，应填写全称或通用简称；
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3文号：文件的发文字号；
4题名：文件标题，应照抄照录。没有标题或标题不规范、不明确的，应考证后自拟标题，外加[]。附件性强，需要抄录的，在附件题名外加（）；
5日期：以文件落款日期为准，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，数字间不能打点；
6页数：每一份归档文件的总页数；
7期限：填写文档的保管期限（永久、30年、10年）；
九、盖盒面章和盒脊章
1、盒面章全部为蓝色，盒面章长12公分，宽1.8公分。
2、盒脊章；永久为红色，30年、10年为蓝色。
3、盖章字迹要清晰、工整、规范，盖章时应与盒面章、盒脊章的蓝线取齐。
十、备考表
备考表置于盒内文件之后，内容包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：整理文件的人员。
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检查人：负责检查整理情况的本单位办公室主任或分管领导。
日期：归档文件整理完毕的日期。
十一、装盒
1、按件号先后顺序装入档案盒。
2、装盒时，不同年度，不同保管期限的归档文件不得混装在同一盒中。
十二、数据备份
对所打印的电子目录进行备份并脱机保管。
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