管理文件和管理程序 Administration Document & Management Procedure 页号: Page: 1/4 标准操作程序 Standard Operating Procedure 起草人: Drafted by: 日期: Date: 审核人: ReViewed by: 日期: Date: 公司档案管理操作规程 批准人: Approved by: 日期: Date: SOP-AM 008 00 使用部门： 档案室、公司各部门 修订号: Rev.No. 执行日期: Executive Date: 签名: Sign: 批准日期: Approved Date 执行日期: Implement Date 变更记载: History: 变更原因: Rationale: 变更目的: Objective:
SOP-AM 008 00 页号 Page: 2/4 1. 目的 Purpose: 制定公司档案管理的操作规程。 2. 范围 Scope: 本程序适用于公司档案管理的操作。 3. 程序 Procedure: 3.1归档的文件材料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整 （公文上的各种附件一律不准抽存）。办理结束后及时交与档案管理人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 3.2文件材料的收集管理 3.2.1要坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专 （兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 3.2.2凡本公司印发的公文 （含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 3.2.3一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 3.2.4公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续。 3.2.5本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续。 3.2.6各部门专 （兼）职文书的职责： 3.2.6.1 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 3.2.6.2 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.2.6.3 承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 3.3归档范围 3.3.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 3.3.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3.3.3本公司的请示与上级机关的批复。 3.3.4本公司反映主要职能活动的报告、总结。 SOP-AM 008 00 页号 Page: 3/4 3.3.5各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 3.3.6有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 3.2.7本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 3.3.8劳动、工资、福利方面的文件材料。 3.3.9史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 3.4平时归卷 3.4.1各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专 （兼）职文书集中统一保管。 3.4.2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。 3.4.3公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专 （兼）职文书归卷。 3.4.4专 （兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照”案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内”对号入座”，并在收发文登记薄上注明。 3.5立卷 3.5.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。 3.5.2案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 3.5.3归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3.5.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。 3.5.5不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。 3.5.6卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 3.5.7卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。 3.5.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。 SOP-AM 008 00 页号 Page: 4/4 3.5.9有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，可填写立卷入、检查人的姓名和时期。备考表应置卷尾。 3.5.10案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。 3.5.11案卷的装订和案卷各部分的排列格式 3.5.11.1案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 3.5.11.2排列格式。软卷封面 （含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
