医药公司档案管理制度范文

医药公司档案管理制度范文

第一章 总 则

为了规范医药公司的档案管理工作，保证公司档案的完整性、准确性和安全性，提高档案管理的效率和服务质量，特制定本制度。

第二章 任务和职责

第一条 医药公司的档案管理工作由公司的档案管理部门负责，该部门的主要任务是负责公司档案管理的规划、组织、监督和评估工作。

第二条 档案管理部门的职责是：

1. 制定档案管理制度、规章制度和工作程序，并确保其落实； 2. 组织档案的收集、整理、归档和检索工作；

3. 制定档案存放和使用规定，并加强档案安全管理；

4. 开展档案信息化建设工作，提高档案管理的科学化水平； 5. 协助公司各部门进行各类档案的管理和使用，并提供相关服务；

6. 统筹协调公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和可靠性。

第三条 公司各部门的职责是：

1. 按照档案管理制度的要求，做好各类档案的归档和检索工作，

并确保档案的完整性和准确性；

2. 配合档案管理部门做好档案的整理和归档工作；

3. 提供档案需求信息，并配合档案管理部门提供相关的档案查询服务；

4. 按照档案管理制度的要求，配合进行档案的销毁工作； 5. 其他档案相关工作。

第三章 档案的收集和整理

第一条 医药公司的档案包括纸质档案和电子档案两类，档案的收集和整理工作应当按照规定的流程和方法进行。

第二条 纸质档案的归档应当按照文件的形式、种类和事项的关系进行分类，并按照文件名和编号进行命名和编号。

第三条 电子档案的归档应当按照文件的形式、种类和事项的关系进行分类，并按照文件名和编号进行命名和编号。

第四条 档案的整理工作要做到确保档案的完整、准确和可靠，严禁私自移动、涂改和随意销毁档案。

第五条 档案归档后，应当制作档案目录并存入档案管理系统。

第四章 档案的存放和保管

第一条 医药公司的档案应当设置专门的存放和保管场所，确保档案的安全和完整性。

第二条 纸质档案应当存放在防火、防潮、防虫的仓库内，按照文件的形式、种类和事项的关系进行分类存放。

第三条 电子档案应当存放在安全可靠的电子存储设备中，并备份至多个地点，确保电子档案的安全性。

第四条 档案的保管人员应当具备较高的档案管理水平和职业道德，严禁私自查阅、复制和外传档案。

第五章 档案的使用和查询

第一条 医药公司的档案只能由经过许可的档案使用人员查阅和使用，查阅和使用档案应当按照规定的程序进行。

第二条 档案的使用要以公司工作需要为基础，不得超出合理范围，并确保档案的完整性和准确性。

第三条 档案的查询应当按照规定的程序和要求进行，查询结果应当准确及时，并保护查询人的隐私。

第四条 针对公共利益需要和法律规定的特殊情形，档案管理部门可以对档案进行部分或全部的使用。

第六章 档案的销毁和保管期限

第一条 医药公司的档案按照规定的保管期限进行管理，档案保管期满后可以根据规定的程序进行销毁。

第二条 档案的销毁应当由档案管理部门负责，销毁工作应当做到彻底、完整和安全。

第三条 档案的保管期限满后，如果符合归档要求，应当归入永久保存文书档案；不符合归档要求的，应当按照规定的程序完成销毁工作。

第七章 规章制度的制订和修订

第一条 医药公司的档案管理规章制度和工作程序由档案管理部门负责制订和修订，并报公司的领导层和相关部门进行审查和批准。

第二条 档案管理规章制度和工作程序的制订和修订应当保证合理性和可操作性，并充分考虑公司的实际情况和发展需求。

第三条 档案管理规章制度和工作程序的修订应当及时进行，确保档案管理工作的科学化和规范化。

第八章 附 则

第一条 本制度自颁布之日起施行。

第二条 对违反本制度的相关人员，将依法追究责任，并按照公司的规定进行处罚。

第三条 对本制度的解释权归医药公司的档案管理部门所有。

以上是医药公司档案管理制度范文，希望对你有所帮助。