办理北京市施工合同备案所需要准备材料如下：
1、《建设工程施工分包合同备案申请表》原件;
2、合同正式文本一式4份原件;
3、合同当事人法定代表人证明书原件，法定代表人授权签订合同的，还应提交法定代表人授权委托书原件;
4、招标工程，应提交招标文件和“建设工程招标(发包)程序完成证明书”或“中标通知书”复印件;
5、非招标工程，应提交经注册造价工程师签字，并加盖注册执业专用章及编制单位公章的工程预算书原件，同时需提交该注册造价工程师注册复印件;
6、建设单位与施工总承包企业签订的已办理备案手续的施工总承包合同复印件;
7、建设单位同意工程分包的证明原件;
8、分包工程承包人为外地企业的，应提交其资质书，以及项目经理(建造师)资格书复印件;
办理北京市施工合同备案流程如下：
1、建委网填报企业信息首次申请企业锁;
2、企业锁开取只后，系统锁填入企业合同信息、人员及工程价款;
3、携带相关合同材料(携带上述材料)现场书面审核;
4、现场审核通过，企业现场报验，缴纳印花税;
5、最后办理通过与告知。
综合上面所说的，施工合同在签订好之后必须要及时的到当地的建设行政主管部门备案，而且在备案时一定按法律所规定的流程来，同时再按规定提交相关的证明材料，这样就可以获得受理，只有合同备案成功那么才可以依法的受到保护。
一、施工合同签订多久后去备案
施工合同签订七天之后就需要送到建设行政主管部门进行备案。
《招标投标法》第四十七条规定：
招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同；招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。
订立书面合同后7日内，中标人应当将合同送工程所在地的县级以上地方建设行政主管部门备案。
申请办理合同备案需要提供以下材料：
1、《建设工程施工合同备案表》（收取原件4份，此表要到政务中心窗口领）。
2、全部《建设工程施工合同》；
3、提供施工合同原件正、副本各不少于2份，留存副本1份，建议签订施工合同使用统一格式的示范文本），
招标文件和招标控制价及电子数据，（收取包括招标文件制式文本和招标控制价加盖申请单位公章的复印件各1份和电子表格形式电子数据1份）。
4、中标人的商务标和中标价及电子数据（收取包括商务标和中标价加盖申请单位公章的复印件各1份和电子表格形式数据1份，）。
5、经发、承包双方确认的工程预算书（收取工程预算书加盖申请单位公章的复印件1份和电子表格形式电子数据1份，）。
6、实行担保的工程，需提交双方的担保保函；（查验原件，收取加盖单位公章的复印件1份和电子表格形式电子数据1份）。
7、法定代表人授权委托书（收取原件1份）。
8、《办理建管手续联系单》（查验原件，收取加盖申请单位公章的复印件1份）。
9、中标通知书（收取加盖申请单位公章的复印件1份）
