美捷五金制品（深圳）有限公司品质记录管制程序文件编号版本页码生效日期QC-009A/01/3页2010-9-20目的:确保公司各项记录能被适当运用和妥善保存,并作为日后质量改善和追溯的依据.2.范围:凡与质量管理体系有关的各项记录与报告均适用.3.权责:质量管理体系有关表单的使用单位和权责单位.4.定义:质量记录:指与质量管理体系有关的客观证据形式.5.作业内容: 5.1质量记录管制流程（见附图）5.2表单设计与分类:各部门根据需要设计出实用有效的空白表单,表单分为受控表单与非受控表单两大类,受控表单由各部门视需要设计,在右下角加上保存期限,经行政核准后统一编号并分发使用,非受控表单由部门自行设计,仅作追溯证据使用. 5.2.1本公司质量记录分为受控质量记录与非受控质量记录:5.3表单编号原则见《文件编制程序》5.4 质量记录的填写与修改5.4.1质量记录需权责部门负责人核准.不适用栏位,应尽可能用划斜线填充,或注明“空白处”.5.4.2正式的质量记录不得用铅笔填写,填写时字迹要工整,如有修改不可使用涂改液涂改,应以划线表示,但须在修改重要数据或日期处签名或盖章.5.4.3 日期应以某日某月某年的顺序进行填写.5.4.4 签名时要注意字迹工整且需签全名.5.5 质量记录归档5.5.1 质量记录应由各相关人员记录核准后归案收集,汇整与保管.5.5.2 质量记录应依客户类别或部门分类或产品类别或系统要项等依日期先后顺序或单据编号进行分类建档.5.5.3 若在同一档案内存放不同类别记录时,应用标签或各类索引,以便查阅.5.6表单的印刷5.6.1当常用大批量表单需外发印刷时,需要部门须先用联络单通知物料部,物料部到文控中心拿取最新版本,并填写《申请表》，经行政管理审批后一同交采购部，采购部依《申请单》所申请数量，联络外发印制，表单印制回厂后，采购确认后将《申请表》交回行政存档跟进。5.6.2印刷新版后,部门须按“申请表”上注明旧版表单数量和最后使用期限,到期更换使用新版,行政监督执行。5.7记录保存:质量记录存放于档案夹中分类别陈列于文件台或箱内,以防止受潮、损坏、虫咬、遗失等,并在档案外注明名称。美捷五金制品（深圳）有限公司品质记录管制程序文件编号版本页码生效日期QC-009A/02/3页2010-9-205.8传真记录:若与产品质量相关的传真记录规定保存年限1年以上,应复印备份归档.5.9 过期质量记录的销毁:质量记录的使用单位应依质量记录的保存年限自行销毁过期的质量记录,以降低管理成本。5.10 文控负责编制《表格清单》，每半年更新1次。5.11 当客户或客户代表要求调阅质量记录时,由高层管理确认后,方可调阅.5.12记录的变更：如部门表格需要变更，则由部门提出申请，由部门负责人批准，如表格内容涉及其他部门，则需评审后方可使用，且需在公告栏张贴新旧表单对照，指明变更之处。5.13空白过期之表单报废:因改版的旧表单或体系变更后不再使用的表单，定期由资材科统计提出,表单所属部门提出申请报废，经高层管理确认后，即可报废。 6.相关文件:6.1《文件编制程序》7.使用表单：7.1《表格清单》7.2《申请表》7.3《报废申请单》美捷五金制品（深圳）有限公司品质记录管制程序附图：文件编号版本页码生效日期QC-009A/03页2010-9-20记录、识别表单设计表单分类表单使用收集归档储存维护借阅销毁
