采购管理制度
一. 目的
为了提高公司采购效率，明确岗位职责，有效降低采购成本， 满足公司对优质资源的需求，进一步规范采购流程，加强各部门
之间的审批流程环节，特制定本制度。
二.范围
2.1 公司所有物品的采购，均应符合本办法的原则精神和采购工
作规程。
2.2 公司的物品包括四大类：
2.2.1 项目采购：包括项目所需物资；2.2.2 非项目采购（公司自
采物资）：IT 设备：电脑、笔记本等；非 IT 设备：固定资产、办 公用品、消耗品、清洁服务、设施装修等。2.2.3 公司礼品采购： 针对公司客户群体；2.2.4 产品采购：包含公司自行研发所需硬 件设施。
三. 职责
3.1 在采购审批流程中，根据作业的职能不同，划分以下角色职
责：
综合部负责采购的控制；商务部负责提供产品所需的外购件
的采购清单；项目经理负责硬件部分监管；总经理、副总经理负
责采购计划及采购流程的审批。
商务采购员：公司礼品采购；行政采购员：非项目物资采购；项
目采购员：项目物资采购。产品采购员：由总经理指派专人或指 定部门办理。
四. 程序
4.1 计划管理
3.1.1 集中计划采购：各部门按月提报需求计划，每月 30 日将采
购需求上报至对应归口部门。
3.1.2 归口部门根据各部门上报的需求计划进行汇总，平衡现有
库存物资，统筹安排采购计划。
3.1.3 归口部门每月汇总各部门需求计划总表；每周进行库存物
资盘点汇总，将月度需求表及库存盘点表进行归档。 4.2 物品采购的申请及审批流程
4.1.2 采购部门接收申请单时应遵循无计划不采购，名称规格等
不完整清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购原则；
4.1.3 各部门如遇紧急物资，公司领导不在的情况下，可以电话
先行申请，征得同意后提报归口部门，签字确认手续可以后补。 4.1.4 采购申请单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后
报归口部门；对于不符合规定和撤销的请购物资就及时通知请购 部门。
4.3 供应商的选择
4.2.1 由采购商务部帮助寻找合格的供应商，必须进行询议价程
序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、
资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
4.2.2 对于经常采购的物资，采购员应较全面地了解掌握供应商
的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商
档案，做好记录。
4.2.3 为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家
或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
4.5 领用原则
6.1.1 物品采购后，将物品及填写物品清单，办公室根据物品按
分类、品种等建立物品保管库。
6.1.2 申请部门领取物品，要填写物品领用单到办公室领取当月
所需物品，并按领用程序签字。
本制度由总经理批准后生效，自颁布之日起执行。
二〇一三年八月二十日
附件 1 ：
物资采购分类一览表
物资类别
明细
办公桌子 办公椅子
使用周期 库存 备注
固定资产
会议桌
硬件设备
笔记本电脑 台式计算机
服务器
产品类物资
GPS 包装外壳 机器人零部件
低值易耗品
饮水机、电话 机、计算器、电
水壶等
超市化物品
笔、本等
商务接待礼品 工艺品、美食特
产、数码等
附件 2：
采购申请单
编号：
采购类别 （打钩选择）
固定资产 硬件设备 产品类物资□ 低值易耗品 □超市化物品 □商务接待礼品
申请部门
申请人 申请时间
申请物资采购清单： 序号 物资名称
规格型号 数量 用途 需用日期 库存量 使用人 备注
合 计
部门意见
申请审
主管副总意见
批意见 审核人签字
年 月 采购员
审核人签字
年 月
采购部门
总经理意见
审核人签字
年 月
总管副总 总经理
采购执
行审批 签字 年 月
审核人签字
审核人签字
审核人签字
年 月 年 月 年 月
注：1、本表适用物资购置全过程，并为档案材料之一，请注意妥善保管；
2、申请程序：物资需求部门填写本申请表→部门主管签字确认→主管副总签字确认→
总经理签字确认；
3、在得到申请审批确认后，方可进入采购执行程序，否则不予采购
4、进入采购程序后，采购员及时与需求部门沟通，确认物资的质量、性能、品牌及使 用时间等；
5、采购部门须认真采购，物美价廉，讲究采购原则；
附件 3：
采购变更单
编号：
提报部门
原采购单编号
品名 变动内容
采购日期
变动原因 采购主管意见
经办人 负责经理意见
提报人 经办人
