关于档案管理的现状与改进策略

摘要：档案室内存放的各种档案是国家、单位及个人的工作保障。只有档案管理有序，档案维护的好，使档案使用寿命更长，才能使各项工作正常运行。本文主要阐述档案管理的现状以及相应的改进策略。

关键词：档案管理；管理信息化；电子档案

前言：档案对国家来说，记录了国家的历史原貌，保证了历史的真实性。对于个人来说，档案是一个人在社会中生存活动的证据保留。基于档案对国家、人民的重要性，档案管理工作也成为了人们关注的焦点之一。

1档案管理的现状 1.1档案管理意识薄弱

在很多的基层单位，档案管理意识都非常薄弱，一部分领导认为档案室的工作是个闲职，随便找个空闲的屋子就作为档案室使用，殊不知，好的地理环境对于档案的管理存放都有积极的作用。个别单位并没有将档案管理与单位发展联系起来，这就导致在许多单位中，档案管理处在一个相对尴尬的地位，不能取缔又不受重视。

1.2档案管理人员专业度欠缺

对于档案管理的意识薄弱，使他们产生一种谁都可以胜任的错误意识。个别单位在招聘档案管理岗位的工作人员时往往没有过高的专业性要求，一般的人员就可以很轻松的通过面试，甚至有些单位还会选择已退休职工返聘的方式来填补档案管理岗位的空缺。这就导致档案管理人员专业性不足，不能按照学习的理论知识进行科学的档案管理，而是按自己的想法，想当然的方式地管理档案。

1.3档案管理制度有所不足

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合理的档案管理制度，是做好档案管理工作的基础。如果一个单位没有完善的档案管理制度，那么档案管理人员在工作时就会毫无章法，没有约束力，对档案管理工作只有弊端。还有一些单位，有了相对完善管理制度，却没有完善的监督管理制度，这样对于单位的档案管理也是没有好处的。监督工作不到位会导致单位档案管理不够严谨认真且容易敷衍了事。这些都无法使档案管理工作有效地进行。

1.4档案管理信息化不成熟

当今社会，信息化渗透到了我们各式各样的生产生活当中，但档案信息化却没有被普及开来。即使有小部分单位重视起档案管理工作，但依旧采用传统的档案管理办法，这就使得本身就复杂繁琐的档案管理工作在工作效率上无法得到提升。有一些单位虽然开展了档案管理信息化，但由于档案管理意识薄弱或资金投入不足，相关的设备无法支撑大量繁琐的档案管理工作，反而使档案管理信息化产生消极的作用，使档案管理人员退而求其次选择传统的档案管理方法。

2档案管理的改进策略 2.1加强档案管理意识

加强单位档案管理的意识首先需要使单位领导者注意到档案管理的重要性。只有单位领导者意识到了档案管理对单位的重要意义，才能在后续资金投入和人才分配时有更合理地安排。要想让单位领导者改变意识，可以从他的工作内容上入手。例如，当他需要审批一份文件时，可能会需要用到档案中的某项数据，这时，若领导能亲自视察整个档案管理工作流程，就会发现所用到的档案数据在工作中有着重要的作用。在视察档案管理的工作时，单位领导能意识到档案调取、管理的繁琐性，就会在日后提出相应的解决办法，并向档案室投入大量资金用于档案管理建设。

在单位领导没有意识到档案管理对公司发展的重要意义之前，档案室往往存在于公司随便一处空闲的位置。但要想档案管理工作做的好，档案室应选在少有人经过，且半封闭的区域。档案室的内部门窗也应设置好防盗锁，对档案起到保护作用。因此，在提高了单位领导的档案管理意识之后，首先要做的就是为档案

室寻找合适的地理位置，装上防盗性能好的门窗防盗锁，并告诫单位人员，除档案管理人员外，尽可能少地经过档案室。

2.2培养档案管理专业人才

要想提高档案管理人员的专业性，首先，在人员招聘时，应提高招聘要求，尽可能的筛选出本专业的应聘人员进行应聘，然后择优录取。其次，对于已在岗的工作人员，要加强他们的专业培训，定期进行专业考核并不断学习新的档案管理手段。

由于档案管理工作与单位的各方面工作都有关联，所以档案管理人员还要做好与其他岗位员工的沟通与联系，明确各岗位对档案使用的相关需求，并做好准备工作和后续处理工作。例如，人事部工作期间就需要多次使用人事档案，这就需要档案管理人员通过与人事部工作人员的沟通对人事工作的档案需求有一定的了解。

2.3完善档案管理制度

为了使档案管理工作更加的科学有序，单位也应制定并完善相应的档案管理制度。建立科学完善的档案管理制度可以使单位的档案管理工作向系统化迈进一大步，对单位的发展也有着积极的作用。制定完善的档案管理工作并不是一件短期就能见到成效的事，这期间单位领导往往需要根据单位的实际情况制定制度，并在制度实施过程中根据单位的发展变化进行调整，同时还要听取单位内部其他工作人员的意见和反馈。

在完善档案管理制度的同时，相关机构也应成立相关的监督部门，监督好档案管理工作人员的工作状态和工作态度。建立监督部门，也可以调动档案管理工作者的积极性，在其工作态度认真，工作状态良好的情况下，监督部门可以向上级汇报，并每隔一段时间评选出优秀员工对其进行物质和精神上的鼓励。而当档案管理工作者出现消极的工作态度时，监督部门也可以第一时间了解员工消极怠工的原因，并帮助其解决问题。

2.4实现档案管理的全面信息化

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加强档案管理信息化建设是提高档案管理工作效率的重要前提。在信息化逐渐被普及的现代社会，档案管理信息化也在迅速发展。有些单位已经能够熟练使用信息化平台对档案进行管理，并对档案管理人员进行培训。而有些单位则故步自封，仍旧采用传统的档案管理办法。

实现档案管理的全面信息化，需要单位对档案管理投入相应的资金，用于采买电脑设备等前期工作，为档案管理信息化打好基础。同时，单位也应招聘档案管理信息化人才，并培训已在岗的员工使用信息平台进行档案管理工作。在建立档案信息平台后，单位还要考虑信息平台的安全问题，由于档案是一个部门的命门所在，保护档案的安全就成为建立档案管理信息平台工作的重中之重。单位可以在电脑系统中，安装可信任的杀毒软件和防火墙，并及时更新病毒数据库，对计算机系统内部实施监控，随时发现可能出现的漏洞。

结论：现阶段，我国部分单位存在档案管理意识薄弱、档案管理人员专业度欠缺、档案管理制度存在不足、档案管理信息化不成熟的问题。相关部门应依照自身存在的问题“对症下药”，找到相应的解决办法，以提升单位档案管理水平。

参考文献：

[1]李雯娟.档案管理的信息化发展趋势[J].办公自动化,2021,26(18):56-57+22.

[2]杨志菊.图书档案管理现状及改进策略探讨[J].办公室业务,2018(15):177.