尊敬的各位业主/住户:
今年第二季度,是我管理部按照年初确定的“内抓管理,外抓服务,用行动提升形象” 工作思路抓落实的关键时期,管理部全体员工以对业主、对小区、对公司认真负责的工作态度,扎实做好每一项工作。91天中,物业前台接待业主来电来访4088人次,受理重大投诉18件,安排工程维修2693单,维修公共区域316处。上半年接到业主赠送锦旗5面,收到表扬信21封,很多业主都在不同场合对今年物业工作的新变化给予了肯定和积极评价。
一、下大力解决历史遗留问题
由于种种主客观原因,绿洲有很多历史遗留问题。今年一季度,在公司领导的直接参与下,我们将所有历史问题梳理归类,确定了“先易后难、先急后缓”的工作思路,从四月份起,对照“账单”逐一解决、清理。
(一)工程类
1、按照“逐栋恢复,步步为营”的解决办法,先后修复了6#、1#、7#、8#、9#楼门禁系统,使这些楼宇的安全系数有了一定程度的提高;
2、修复1#---17#楼电梯厅脱落的墙砖;
3、重新粉刷了小区四周围栏和通道护栏;
4、完成了2#、5#楼无障碍通道改造;
5、重新制作并安装了“珠江绿洲文化广场”大幅牌匾;
6、修复了小区部分破损路面,完成了1#楼、超市后侧、15#---17#楼前甬道改造;
7、重新安装、修复了小区围墙灯、柱头灯,改善了小区夜间照明条件。
(二)安全类
1、车辆管理:
(1)取消了15#楼前5个固定车位;
(2)加强了对小区内停车管理,取消了所有长期占道停放的车辆;
(3)对20#楼前停车场实行规范管理,划线后按标识停放,正在调查车辆情况,实行发证管理,为最终实现收费管理创造条件。在最大限度利用现有场地的原则下,保证车辆能进得来,开得出;
(4)为方便购买小件物品业主运送东西,购置了一批小推车;
(5)选定了2处自行车停车场,建设用料正在车间加工,近期开工建设,15日内建设完成;
2、安全管理:
对引起新闻媒体热议、部门关注的地下室出租问题、群租问题,通过加强消防检查、摸清租住人员底数、签订安全协议、进行法制宣传等办法进行管理,最大限度地消除隐患。
3、清理违规饲养的大型犬:
在部门特别是机关的帮助下,6月28日,对小区内不按规定养犬户进行了清理,没收违规犬2只。
(三)绿化类:
1、与项目公司协商,根据现场情况和合同要求移栽、补种了树木和毁损的草坪,解决了四期绿化补种问题;
2、已向提起诉讼,寻求解决业主占用绿地而引发的纠纷,已经受理,在等待开庭。
二、努力解决影响业主生活的现实问题
物业工作,不是轰轰烈烈的工作,没有惊天的雷声,但它却紧连着业主的生活,影响着业主的心情。物业服务工作做得好,会象如丝般的细雨于无声中滋润着业主的心田。正是基于这种认识,今年以来,我们努力做好服务工作,于平凡之中体现精神。
1、注意做好保洁和绿化工作,为业主营造良好的生活环境。
(1)在全球防控甲型h1n1流感的大背景下,本着对广大业主负责的态度,先后两次召开保洁专项会议,对做好小区公共区域消毒杀菌工作提出具体要求;小区出现1例确诊病例后,负责任地向业主通报准确情况,做好宣传解释和安抚工作;
(2)高质量地做好路面清洁、大堂结晶和日常保洁工作;
(3)于5月份,安排专业人员先后3次对园区喷洒药物,消灭蚊蝇滋生地;
(4)在1#楼前水池放水养鱼,恢复小区景观;
2、做好防火知识宣传和消防工作,保证业主生命财产安全。
(1)不定期发布通知、温馨提示,向业主普及消防意识;
(2)定期对楼宇消防器材进行检查,使消防设备处于良好状态;
(3)今年6月2日,我小区5#楼发生一起因业主在床上吸烟导致的火灾后,我们及时向广大业主通报情况,告知业主增强防火意识;
(4)加大对地下室、群租户消防检查力度,签订“消防责任书”。
3、与居委会、派出所一起,通过出通知、发提示、个别谈话等方式,做好按规定养犬、文明养犬的宣传解释工作。
4、在市疾控中心、市卫生局先后2次对小区水质突击检测时给予配合,检测合格后及时将情况反馈给业主,消除部分业主对水质问题的担忧。
5、想方设法,按规定检测和维护设备设施,及时排除障碍,保证小区水、电、气正常供应。
6、以积极、主动、负责的态度,认真解决业主户内问题。人工费一律减免,材料费能免则免,全力保证业主生活不受影响,业主真切感受到了物业工作的新变化,多次写信表扬和称赞。
三、努力提升小区的品质和形象
物业工作,说到底是代表广大业主完成一家一户无法完成的工作,既有代表业主对小区的公共设施设备进行管理的职责,也有为需要的业主提供服务和帮助的义务。物业工作做得好,完全可以让业主的房产保值增值。在这方面,二季度我们做了以下几项工作:
1、主动与三间房、社区和居委会、、消防、、人防等部门取得联系,汇报我们的工作,扩大绿洲的知名度;
2、支持、配合中国传媒大学学生在绿洲小区组织的向四川灾区儿童捐赠玩具、图书、衣物的活动。发动物业员工今年先后2次向灾区捐款XX余元;
3、在“五一”、“六一”期间,组织“与业主同乐”趣味赛,联手有关单位共同举办“右脑开发,提高记忆”讲座和“亲子活动”;
4、为有效解决小区南侧出行受阻问题,主动加派安全员到南桥头疏导交通。
5、为确保幼儿上学和放学期间的安全,加派保安员到幼儿园门口引导过往行人和车辆,受到了家长和幼儿园的赞扬。
四、进一步密切与业主之间的沟通和联系
沟通非常重要,可以增进了解,加深理解,促进友谊、和谐。今年,在做好物业与业主相互之间了解上,我们主动采取了一系列措施:
1、在新浪网上,开办“珠江绿洲物业经理”博客,通过博文“评论”和“留言”与业主进行交流;
2、从5月份开始,建立“经理接待日”制度,当班经理、高级主任在前台接待并解答业主提出的问题,安排有关部门跟进处理;
3、有针对性地对一些业主进行家访,主动帮助业主解决困难和问题;
4、以“珠江绿洲管家”身份,主动在论坛上解答、回复业主的意见或建议,增强工作的有效性;
5、与居委会建立定期交流情况的“联席会”制度,对业主提出的问题主动办理;
6、在一些重要场合,物业人员主动与业主沟通联系,听取意见等等。
五、继续加强团队建设
1、请示三间房地区工委批准,在物业部成立党支部,主动接受居委会领导,积极参加党组织活动,确保物业工作的正确发展方向。
2、大力宣传员工队伍中涌现出来的工作主动、积极负责、热心为业主服务,受到业主表扬的须建中、杨林、张文彪、王伟、王福军、刘善林、王燕等员工,严肃批评工作责任心不强,工作进展缓慢的个别物业助理和维修队人员,树立队伍建设上的正气。
3、抓好培训。一是对工程技工进行法纪教育。二是按计划落实“首问责任制”、“节约能源”、“服务礼仪”等系列培训。三是认真组织员工参加公司举办的大型培训,接受物业管理的先进理念。
4、利用有效途径,增强团队凝聚力、吸引力,如每月举办一次“庆生会”,利用周末组织员工到奥运村、郊区旅游等等。
5、相互交流,取长补短,组织主任以上管理骨干到骏景参观学习。
六、我们坦言问题
实事求是地说,刚刚过去的第二季度我们做了大量工作,不管是员工的精神面貌还是小区面貌都发生了显著改变,一切都在向好的方向发展,但是,同样坦诚地说,我们的工作与优秀小区比,与广大业主的期望和要求比,与我们自己既定的目标比,还有一定差距,主要有:
一是员工队伍整体能力水平还不适应小区发展的需要,亟需抓紧培训,努力赶上;
二是有的工作进展受制于人员、经费等条件所限进度不够理想;
三是仍有一些历史遗留问题没有解决或没有解决完。如封闭管理、临电改造、一些楼宇的门禁系统等等还需要一定时间才能彻底解决;
四是个别员工的服务意识还不到位,责任心还不够强。对待业主的根本态度还不够端正等等。
七、下一步主要工作
1、继续按照“逐栋恢复,步步为营”的策略,解决2、5号楼,10--20号楼的门禁问题;
2、根据需要和可能,对小区实施封闭管理,通过上述工作,提高小区技防能力;
3、加强夏季安全管理,通过调整岗位人数,增加巡查次数等办法,保证小区夏季安全。及时解决突发事件,继续加强对地下室、群租户消防和安全管理;
4、抓紧与项目公司沟通,做好东区临电改造。采取得力措施,保证夏季用水、用电安全;
5、继续做好卫生防疫工作,坚决防止甲型h1n1流感在小区蔓延,一旦出现疫情,及时向业主通报准确情况,防止恐慌情绪;
6、以认真负责的态度,解决业主的报修和投诉;
7、加强团队建设,通过培训、参观学习等办法提升员工队伍特别是管理骨干的素质;
8、配合部门,做好要求的各项工作;
9、象爱护眼睛一样爱护绿洲家园,扩大珠江绿洲的品牌和影响,树立正面形象。
八、需业主配合的工作
1、随着小区管理和建设逐步走上正轨,为了提升小区的品质,扩大小区知名度,物业牵头组织的活动会逐渐增多,望业主朋友积极参与;
2、做好小区服务和管理工作,离不开业主的参与,请大家以对小区负责,对物业负责,对自己负责的态度,对我们的工作多提意见或建议,我们非常欢迎;
3、小区是我家,管理靠大家。请大家爱护小区的环境
四季度对于备战20xx年开门红至关重要,为确保20xx年度二开业务完美收官,促进全员活动率,提升二开产能指标,提前为20xx年开门红做储备,特制定以下业务推动方案。
一、竞赛目的
通过本业务推动方案,充分调动全员积极性与整体二开产能,激励各营业部、组及个人借助团队精神力度充分发挥自身优势,确保团队及自身利益,从而促进银保保费部本年度二开指标完美收官。
二、竞赛时间:
20xx年11月1日— 20xx年12月15日
三、参加范围:
泰康北分银保保费部全体员工
四、竞赛规则
(一)竞赛原则:
1、本方案子20xx年11月1日起实施,以20xx年12月15日前交单,12月20日前生效,12月25日前录完回执且过完犹豫期的保费为准,进行获奖资格兑现;
2、竞赛产品为基本法考核范围内的所有产品系列,标保以10年期交计算,折标比例为1:1,其他折标比例分别为:趸交折标10:1,5年期交折标2:1;
7、所有业务数据核算均以银保保费部最终确认为准,部、处经理纳入团队总人力计算。
(二)竞赛内容
此次竞赛方案充分对接总公司四季度竞赛方案,分别针对各营业部、营业组及个人制定不同的.奖励,现将方案详述如下:1)营业部经理参赛方案:
参赛对象:陈青、蒋明伟奖励要求:所管辖营业部全员奖项设置:(对接总公司竞赛方案)陈青分部:确保2人入围,可获500元奖励;
3人及以上入围,可获1000元奖励;
蒋明伟分部:确保3人入围,可获500元奖励;
5人及以上入围,可获1000元奖励;
与此同时,竞赛期间内针对各营业部经理设有:全员破零奖:
营业部破零人员占部门总人力50%,可获500元奖励;营业部破零人员占部门总人力80%,可获800元奖励;
全员实动奖:
营业部人员个人保费≥5000元,占破零人力50%,可获800元奖励;营业部人员个人保费≥5000元,占破零人力80%,可获1500元奖励;
全员万P奖:
营业部人员个人保费≥元,占破零人力50%,可获20xx元奖励;营业部人员个人保费≥元,占破零人力80%,可获3000元奖励;
2)营业处经理参赛方案:
参赛对象:各营业组经理
奖励要求:以各营业组每个人的保费计算,非营业组均值奖项设置:(对接总公司竞赛方案)
一档:全员达到
20xx元≤保费≤5000元,200元二档:全员达到
5000元<保费≤元,500元三档:全员达到元<保费≤元,800元四档:全员达到元<保费≤元,1500元五档:全员达到元<保费≤元,3000元六档:全员达到
保费>元,5000元
3)营业部个人参赛方案:
参赛对象:银保保费部全员
奖励要求:竞赛期间内全体入司手续办理完毕且取得工号的服务人员奖项设置:(对接总公司竞赛方案)一档:
20xx元≤保费≤5000元,100元二档:
5000元<保费≤元,200元三档:元<保费≤元,500元四档:元<保费≤元,1000元五档:元<保费≤元,元六档:
保费>元,3000元
本方案自20xx年11月1日9:30起生效至20xx年12月15日17:00终止,解释权归北分银保保费部。
泰康人寿保险股份有限公司
北京分公司银保保费部
20xx年10月
操作部负责公司货物进出、分拣,是通过货物联络公司各部门及各关联单位的桥梁、是保障货物的性、准确性、时效行的重要部门。为了转运部正常、高效、持续的运作和管理,特制定本制度:
1、热爱公司、热爱中转部,尽忠职守
2、遵守公司各项章程
3、爱护公司财物,不浪费、不化公为私
4、维护公司荣誉,不作任何有损公司的行为
5、准时上班,对所负责的工作争取高效,保质保量,不拖延、不积压
6、待人接物要谦和,谨慎保持与公司个部门及关联单位的良好关系
7、服从上级领导,如有不同意见,须先执行后反映
8、着装仪表整洁大方,勿穿着花俏夸张服饰
9、须保持作业环境的清洁安全,不准在公司操作场地抽烟
10、工作时须全神贯注、细致认真,不做无谓的闲聊
11、需要调班、请假时,须经上级领导批准后方能生效,不准擅自离岗
12、病假休息者需提前向主管领导请假,次日上班后补齐假条,同时附上医生证明或病历;事假须提前一天向部门经理书面提出申请,经同意后方可请假
13、职员辞职须提前一个月提出书面申请,经上级领导批准且工作交接清楚后方可办理离职手续
14、分工合作,操作部全体职员须时刻提醒自己的职操职守,尽心尽力地完成自身的工作并完成上级领导安排的其他工作
15、操作部管理人员须注意自身涵养,以身作则,领导员工同舟共济,增强团队精神建设,提高工作情绪
16、例会,操作部全体职员须参加,如有特殊情况,应及时通知上级。
在分公司班子正确领导下以及各部门的通力配合下,紧紧围绕全局工作与业务部门密切配合,以年初上级下达的各项工作任务目标为统领,注重实效,重在落实。财务部认真完成所有收支工作,对公司各部门财务指标进行考核,分析及监督,对各种报表的上报,帐务的处理等都完成一季度的各项任务。1季度实现经营总量万吨,其中成品油x万吨,x万方,润滑油x吨,非油品x万元;实现销售收入x万元,利润x万元,x吨油费用x元,基本上完成上级下达的各项指标量。
回顾1季度,我们主要做了以下工作:
一、以培训为动力,不断提高财会人员的业务水平。
自公司改革以来,以“强化管理年”活动为主题,结合分公司财务部实际情况,在各项规章制度上按照重庆市公司管理制度为学习资料。为了提升财务部各财务人员的管理能力,财务部主任不仅组织部员工学习本部门的规章制度、核算要求,还学习业务部、零管部、发展部、安数部等等的相关业务流程及相关制度。分别学习了现金流量业务核算规范、“三重一大”决策制度实施细则,绩效考核实施细则并逐条对财务绩效考核、管理办法等等。通过学习,进一步了解了公司的各项管理制度,懂得了基层会计人员的工作要求,如何更好地做好基层财务工作。
二、狠抓内控防范经营风险
分公司根据人事变动情况、调整了内控领导小组成员、内控主办、各流程责任人进行相应调整。重新建立健全了内控机制。
一是一季度分公司对三、四季度穿行测试的自查情况逐一进行整改。由于新版内控流程有所变化。特别是对新增业务流程土地租赁业务进行了重点整改。
二是组织开展一季度的内控自查工作,通过一季度自查环比未执行的有所下降,下降率为11%。
三、落实预算强控制
20xx年年初,根据股份公司关于开展20xx年度预算编制工作的通知以及重庆市公司相关文件,分公司财务部积极开展此项工作,先后下发《关于下达20xx年预算指标的通知》、重庆石油公司20xx年预算表等文件,会同各部门协力开展20xx年预算编制工作。根据相关数据,20xx年分公司费用预算指标为7232万元,第一季度财务部共申请预算432.02万元(不含工资、税费等),占全年预算5.97%;分公司费用预算指标为3650.10万元,其中第一季度财务部申请预算为319.60万元,占全年预算8.76%,第四季度财务部申请预算703.21万元,占全年预算19.27%。20xx年第一季度分公司财务部预算申请环比下降2.79%,同比下降13.3%,全年完成进度良好。相较于去年,分公司在预算控制上更为严格,取得了较为良好的效果。
四、认真开展税务自查工作
20xx年2月,根据国家税务总局下发的文件,重庆市市公司要求各分子公司财务部门配合市公司财务处,协同各地区税务部门认真开展好税务自查工作。该工作在第一季度共分两个阶段。
第一阶段,20xx年2月下旬——20xx年3月上旬。该阶段分公司主要工作为翻阅至凭证,重点检查的真伪与是否合规、科目涉税情况、涉税凭证附件是否齐备,在此基础之上由财务部税务会计完成对稽查情况的汇总。针对检查出来的问题,财务部认真展开分析,并提出相应的解决方案。
第二阶段,20xx年3月中旬——20xx年3月下旬。该阶段分公司财务部人员主要集中于市公司财务处,会同各分子公司财务人员,在税务自查软件的框架下,针对软件所提出的各控制点逐一展开检查,最后汇总形成自查数据并上交税务机关。该阶段共历时2周,共涉及控制点963个。通过本次税务自查,我公司财务部在税务工作方面的能力有了进一步的的提高,对于税务方面的知识的认知也进一步加深。
五、完善投资制度,加强资产管理
20xx年随着市公司进一步将投资发展工作部分权限下放到各分子公司,分公司财务部在投资发展工作方面面临着更多的机遇与挑战。一方面,随着分公司投资发展权限的增大,财务部门在处理相关业务方面有了更大的发挥空间,这对于提升财务人员工作能力,提高财务工作效率有着积极的促进作用;另一方面,这也对完善相关管理制度、加强投资工作核算工作也提出了迫切的需求。
在这样的背景之下,分公司进一步完善原有的相关投资管理制度,不断完善投资资金的审核与下达、合同的审查、工程验收、审计工作的开展等相关流程,会同发展部门加强对投资发展工作的审查;在资产管理方面,财务部门严格落实资产的购置、入库、报废等流程在固定资产管理办法框架之下顺利进行,与安全数质量部门共同完成了对万石、白羊、马达等加油站的资产报废与处置工作。
下一季度,分公司财务部工作主要集中于以下几个方面:
1、资金管理突出一个“零”字
在资金管理方面,二季度财务部应重点加强资金的申请与控制。在资金申请与划拨方面,应严格遵循市公司下发的资金管理办法,
完善相关手续,对于手续不完善、文件不齐备的资金申请应予以拒绝并要求更正,超过期限之后应不予办理;在资金控制方面,应综合考虑分公司实际的资金需求以及全年预算下达指标,控制资金申请规模,严格考核资金的下达,实行跟踪落实制度,同时每天应坚持资金计划的上报与复核,实现对资金的全面控制与监测。
2、费用开支坚持一个“降”字
在费
用开支方面,应在全年下达的预算指标范围之内,在认真分析总结一季度预算与费用使用情况之后制定本季度费用预算计划。对于一季度金额较大、预算占用率较高的费用项目要认真展开分析,找出原因之后要在第二季度严格进行控制力争使其下降。对于非日常性费用以及专项维修费用等要提前予以预测并列入二季度预算计划之内,同时,在专项维修费用的审批与下达等方面要严格履行程序,完善相关文件和制度,加强对其的监管与控制。
3、会计核算落实一个“真”字
在会计核算方面,第二季度财务部各成员应继续严格执行集团公司与市公司下发的相关会计准则与文件,全面、客观、真实地反映企业的经济情况与经营现状。对于企业经营运行中所出现的各类违规行为要坚决予以制止,从根本上规范财务部门的会计核算行为,在做好会计核算的基础上加强财务部门的监督作用,促进分公司财务工作平稳有序的进行。
4、审计监督强化一个“严”字
在审计监督方面,二季度财务部门应严格按照内控相关制度继续推进分公司内控工作平稳运行。针对一季度内控自查方面所发现的各类问题,财务部应及时进行相关分析与汇总,敦促各部门内控流程责任人对本流程内未执行到位的控制点进行改进。同时,财务部门应加强对各部门内控执行工作的后续跟踪与考核,落实各控制流程责任人的职责界定与岗位分工制度,从严、从谨做好二季度内控自查工作。
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